Secrétariat indépendant : avantages pour les petites entreprises

Le secrétariat indépendant intéresse de plus en plus les PME ou TPE, les professions libérales, les artisans.

Le secrétariat indépendant, c'est quoi ? Il s'agit des tâches de secrétariat - ou d'assistanat - assurées par une personne qualifiée, indépendante et elle-même chef d'entreprise, qui travaille soit dans les locaux d'une "entreprise-cliente", soit - le plus souvent - en télétravail. Le télésecrétariat est né dans les années 1980. Le secrétariat médical a été le premier à basculer dans le télétravail. Des médecins ont proposé à leurs secrétaires d'assurer les appels téléphoniques et les prises de rendez-vous depuis chez elles, après un transfert de ligne. Etant au service de plusieurs médecins, ceux-ci ont rapidement vu la rentabilité d'une telle organisation.

L'arrivée d'Internet et les nouvelles technologies de l'information et de la communication ont accéléré la vulgarisation du télétravail - dont le télésecrétariat. Plus besoin d'être dans les locaux d'une entreprise pour avoir accès aux informations. Les documents s'échangent essentiellement par e-mail ou courrier postal si besoin.

Qui sont les télésecrétaires indépendantes ? Au service de qui ? Ces télésecrétaires sont une grande majorité de femmes bien sûr, mais 2% d'irréductibles messieurs résistent. De formation Bac ou Bac +2, voire plus, elles sont rarement débutantes, plusieurs années d'expérience en entreprises leur ont appris les ficelles du métier. Le secrétariat étant un vaste domaine, certaines secrétaires sont spécialisées dans le juridique, le médical, les assurances, l'industrie... La soif d'indépendance sans doute, mais aussi l'envie de diversifier les tâches et leurs domaines d'intervention les ont conduites à ce choix de devenir prestataire externe. De plus, le marché du télésecrétariat est très porteur et en pleine expansion. Rappelons que la France compte plus de 2 488 000 TPE (source DGI-INSEE-DCASPL 2006). 81% d'entre elles ont entre 0 et 3 salariés. Ces petites entreprises n'ont pas forcément une charge de travail suffisante qui justifie l'embauche d'une assistante ou secrétaire, même à mi-temps, ou n'en ont pas les moyens financiers. Pour cette même raison, les professions libérales et artisans n'embauchent pas de secrétaire.

Plusieurs solutions s'offrent à ces petites entreprises : • se débrouiller seul "avec les moyens du bord", • prendre une intérimaire, • créer un groupement d'employeurs et "partager" une assistante, • ou faire appel à une assistante indépendante.

Concrètement, comment ça se passe ? Une secrétaire indépendante travaille la plupart du temps chez elle. Elle peut se déplacer et intervenir dans l'entreprise si besoin. Les prestations font l'objet d'un devis initial lorsqu'il s'agit d'opérations ponctuelles. Des tâches confiées de façon régulière font souvent l'objet d'une convention signée entre les 2 parties.

Certaines tâches sont au forfait. Les prestations vont du secrétariat classique (rédaction de courriers, facturation, standard téléphonique, retranscription, publipostage, création de documents Word, Excel, Powerpoint, etc.) à des compétences plus techniques (e-mailing, maîtrise d'outils tels que Publisher, Illustrator, Framemaker, Access, etc.), sans oublier le télémarketing, très demandé. Même si la proximité est un facteur privilégié, une télésecrétaire peut avoir ses clients partout en France, ou à l'Etranger. Elles ont toutes leur site internet qui détaille leurs prestations.

Avantages d'avoir recours à une télésecrétaire :

• L'entreprise n'a pas forcément une charge de travail qui nécessite l'embauche d'une salariée, même à mi-temps. Une télésecrétaire peut intervenir pour des besoins ponctuels ou réguliers. • Sauf cas spécifique, il n'y a pas de d'engagement dans la durée : si une convention a été signée, elle a pour but d'avoir une trace écrite des tâches confiées et du prix des prestations. L'entreprise ou la secrétaire peuvent arrêter très rapidement le "partenariat". • Faire appel à une secrétaire indépendante représente un avantage financier certain, en comparaison du coût d'un intérimaire ou de l'embauche d'un salarié. Il n'y a pas de charges salariales, pas de congés à payer, pas de formation à financer, etc. • L'entreprise gagne en investissement matériel : bureau, PC, imprimante, poste téléphonique. Voilà moins de frais de fonctionnement. • Une pointe d'écologie : qui dit travail à domicile, dit moins de déplacement et moins de CO². S'il faut avoir recours à un coursier pour déposer des dossiers urgents, d'autres solutions vertes se développent telles que les entreprises de coursiers à vélo.

En conclusion, les avantages sont nombreux et ont leur importance. La confiance est une valeur qui se gagne même lorsqu'on recrute un salarié.

Le secrétariat indépendant semble avoir de beaux jours devant lui mais mérite encore d'être mieux connu.

Faites appel aux services d'AF Bureautique pour en discuter et trouver avec Alodie FREREJEAN, secrétaire indépendante, une solution adaptée à vos besoins.